Kurs

Kort om kurs

Noen bruker begrepet kursgjennomføring om det som vi i Serit Kursadmin kaller for kurs. Et kurs er som oftest noe som har en bestemt tid og sted og samler en gruppe med deltagere. Det kan gjerne gå over lengre tid. Det kan brukes til arrangementer, rene kurs, seminarer, konferanser, osv.

Dersom det er ulike grupper som skal melde seg på - og disse egentlig ikke hører sammen i samme gruppe, er det som oftest naturlig å opprette flere kurs.

For nettbaserte kurs og fjernundervisning uten bestemt tid for start og slutt, blir det litt annerledes. Da oppretter man som regel samlekurs for lengre perioder og legger deltagerne i større grupper.

Registrere nytt kurs

For å opprette et nytt kurs må man først ha opprettet en eller flere kurstyper.

For å opprette kurs, gå i hovedmenyen under "Kurs" -> "Legg til kurs". Dersom man har klikket seg inn på en kurstype, kan man også i venstremenyen i boksen "Kurs" klikke "Legg til". Da kommer man til et skjema for å legge til kurs av den bestemte typen.

Velg rett kurstype i nedtrekksmenyen, sett eventuelt arrangør og sted. Tittel, ingress og tekst er felt for tekstlig informasjon om kurset. Denne informasjonen vises normalt på websiden i forbindelse med eventuelt påmeldingsskjema.

Som start og slutt, foreslås alltid dagens dato. Rett dette til korrekt dato. Feltene kan ikke stå tomme. Klokkeslett er foreslått til 08:00-16:00 hvis ikke noe annet er satt opp under personlige innstillinger. Disse standardverdiene kan du styre selv.

Påmeldingsfristen settes automatisk til 7 dager før kursets oppstart. Dette kan endres under personlige innstillinger. Ved å endre datoen i feltet "Start", vil "Slutt" og "Påmeldingsfrist" justeres tilsvarende.

Pris og de ulike prisgruppefeltene kan stå tomme. Disse feltene brukes ulikt fra organisasjon til organisasjon. Hos de aller fleste brukes kun feltet "Pris". Feltet skal kun inneholde tall (ikke f.eks. "2000 kr").

Antall plasser er et påkrevet felt og må fylles ut. Her setter du opp maksimalt antall tillatte påmeldinger. Dette feltet vil brukes til å vurdere om kurset har ledige plasser. Kun hele tall tillates i feltet.

Min. ant. deltagere er et felt for å indikere det minimum antall deltagere som kreves for at kurset skal gjennomføres. Det har konsekvens for kursets status i rapporter og oversikter.

Søke frem kurs

Det er flere steder i systemet man kan søke frem kurs. Mange steder i systemet er det også klikkbare lenker til det enkelte kurset (f.eks. fra en persons kursoversikt). Dermed er kursene alltid enkelt tilgjengelig. Nedenfor beskrives de vanligeste måtene å finne kurs på:

Via forsiden

På forsiden vises en oversikt over "Aktuelle kurs" (forutsatt at denne er aktivert under Verktøy -> Personlige innstillinger -> Forsidebokser). Dette er kurs som enten arrangeres fremover i tid eller som arrangeres akkurat nå. Disse kursene er ofte de man er på jakt etter. Med mindre man har fryktelig mange kommende kurs, vil det som oftest være raskest å klikke på Serit-logoen for å navigere til forsiden, og klikke seg videre til det ønskede kurset derfra.

På forsiden vises også en boks med søkefelt for kurs (forutsatt at denne er aktivert under Verktøy -> Personlige innstillinger -> Forsidebokser). Her kan man søke basert på dato, arrangør/kurssted og kurstype.

Merk at man kan klikke på overskriften i den enkelte kolonne for å sortere kursene etter den bestemte kolonnen. Man kan også velge hvilke felt man vil vise eller skjule. Se mer om dette under 3.1 Velge visningsfelt. Dette gjør det enklere å finne rett kurs i listen.

Klikk "Gå til" i kolonnen helt til høyre for å navigere til kurset, eller klikk på kursnavnet for å raskt få opp en dialogboks med grunnleggende informasjon og redigeringsmuligheter.

Via hovedmenyen

I hovedmenyen "Kurs" velg "Kurs" for å få opp en meny over alternativer. Her finner du valgene "Dagens", "Kommende" og "Søk i kurs". Dette er hurtigvalg til datosøk for kurs av de aktuelle periodene. På siden man kommer til, kan man eventuelt gjøre ytterligere valg for å begrense eller utvide søket.

Fra en kurstype

Hvis man har klikket seg inn på en kurstype, kan man enkelt få opp en liste over kurs av den bestemte typen. I venstremenyen "Kurs", velg "Vis". Eventuelle kommende kurs listes opp automatisk. Velg eventuelt "Alle" for å også se kurs tilbake i tid.

Fra en person

Hvis man har klikket seg inn på en person, kan man enkelt få opp en liste over kurs denne personen er meldt på. På forsiden (klikk "Vis" i venstremenyen) får man opp en liste over eventuelle kommende kurs som den personen er meldt på. I venstremenyen "Kurs" kan man klikke "Kursoversikt" for å få en komplett oversikt over kursene.

Fra Navigasjonsmenyen Kurs

Under hovedmenyvalget "Navigeringsmenyer": Velg "Kurs". Da vil et eget panel åpne seg i venstre kolonne. Navigeringsmenyen gir mulighet til å søke frem kurs ved å klikke på kalender, gjøre søk etter gitte kriterier m.m. Hvis du har flere navigeringsmenyer åpne samtidig, kan du bytte mellom menyene ved hjelp av arkfaner i bunnen av kolonnen.

Funksjoner og egenskaper

Funksjonene som er tilgjengelig for et kurs finner du i venstremenyen "Detaljer" når du har klikket deg inn på et kurs.

Forsiden/vis

Når man klikker seg inn på et kurs, får man i høyre del av skjermbildet opp et oversiktsbilde over den viktigste informasjonen om kurset. For å komme tilbake til denne forsiden, klikk "Vis" i venstremenyen.

Endre et kurs

For å endre et kurs, klikk Endre i venstremenyen. Feltene som er tilgjengelig er de samme som ved opprettelse av nytt kurs. Når du endrer kurstype for kurset, vil informasjon fra den valgte kurstypen kopieres inn i feltene varenummer, avdeling, prosjekt og de ulike feltene for pris.

Merk: Dersom du endrer feltene for varenummer, avdeling, prosjekt og priser, vil ikke dette få konsekvens for andre kurs av denne typen - eller for selve kurstypen. Dette kan med andre ord settes ulikt for det enkelte kurs.

Tags - kategorisering av kurs

Kursene kan kategoriseres ved hjelp av merkelapper/tags. Et kurs kan ha mange tags. Velg blant listen over tidligere benyttede tags eller opprett ny ved å klikke i fanen "Ny tag".

Typiske tags kan være "kveldskurs", "åpne kurs", "IT-kurs", "sertifisering", "seminarer", "interne arrangementer" osv.

Tags benyttes i rapporter. Man kan f.eks. hente ut omsetningsraport for kurs med bestemte tags.

Publisering

Under menyvalget Publisering finner du funksjoner for å styre hvordan kurset fremstår på den åpne påmeldingssiden. Hvilke funksjoner som er tilgjengelig i dette skjermbildet, vil avhenge av hvordan systemet er satt opp og konfigurert.

Øverst i skjermbildet kan man normalt krysse av hvilke publiseringskanaler kurset skal være tilgjengelig for. Typiske publiseringskanaler kan være "webside", "intranett", "kundeportal", "forside", o.l. Dersom flere kanaler er tilgjengelige for ditt system, vil man kunne krysse av så mange av disse kanalene som man ønsker. Et kurs kan altså publiseres til flere kanaler.

For en oversikt over hvilke kurs som er publisert til de ulike kanalene, se rapporten Publisering

Under seksjonen Webpåmelding finner du link til påmeldingsskjema for kurset. Denne linken kan f.eks. benyttes i e-postinvitasjoner eller legges inn på en webside.

Du vil normalt også finne en seksjon Innlegging av skjema i webside. Denne gir mulighet til å genere embed-kode for å legge skjemaet til dette konkrete kurset inn i en webside. Velg språk, bredde og høyde og klikk Generer kode. Koden som genereres er en såkalt iframe-kode som normalt er enkel å få lagt inn i en webside.

Informasjon - artikler og tekster

Under menyvalget Informasjon kan det legges inn informasjonstekster om kurset. Informasjonstekstene vil vises på påmeldingssiden. Tekstene/artiklene vil normalt vises på samme side som selve påmeldingsskjemaet. Dette vil avhenge av om påmeldingssiden er spesialtilpasset.

Artiklene har en tittel, en ingress og et tekstfelt. Skriv en kort, informativ og "selgende" tittel som gjør at leseren får lyst til å lese mer. Ingressen bør fungere som en teaser eller et kortfattet sammendrag av resten av artikkelen. Den bør ikke være lengre enn 2-3 setninger. Tekst-feltet skal inneholde hoveddelen av artikkelen.

Del gjerne opp informasjonen din i flere informasjonsartikler. Det gir bedre lesbarhet.

Merk: Artiklene som legges inn vil kun vises på det konkrete kurset. Dersom det er laget artikler på kurstypen vil også disse vises.

Linker

Menyvalget Linker gir deg mulighet til å publisere linker knyttet til kurset. Dersom det er benyttet en skreddersydd webpåmelding, vil kun linkene vises dersom det er lagt opp til det. Eventuelle linker lagt inn under kurstypen vil vises sammen med linker lagt inn for det konkrete kurset.

Du kan legge inn, endre og slette linker via dette menyvalget.

Følgende felt kan fylles ut:

URL: (adresse/link) dette er påkrevet. Her skal hele linken (inkludert http://) legges inn. Eksempel på korrekt URL: http://www.serit.no/kursadmin

Åpnes i: Her kan man velge om linken skal åpne seg i et nytt vindu eller i det samme vinduet som man står i. Nytt vindu er vanligvis å foretrekke. Da navigerer man seg ikke bort fra kurssiden.

Tittel: Gi linken en beskrivende tittel. Hvis tittel er tom, vil normalt URL vises i stedet.

Beskrivelse: Legg eventuelt inn en mer utfyllende beskrivelse.

Tilleggsdata

Funksjonen Tilleggsdata benyttes for å legge inn ekstrafelt i påmeldingsskjemaet for kurset. De faste feltene vil uansett vises. Dersom man ønsker flere felt i skjemaet for et kurs/arrangement, benyttes denne funksjonen. Disse feltene vil da normalt legge seg nedenfor de faste feltene.

Eksempler på typiske tilleggsdata for et kurs: Overnatting, mat, allergier, angivelse av forhåndskompetanse, og påmelding til sesjoner/deler.

Legg til skjema

Første operasjon er å legge til skjema. Gi skjemaet en tittel, eventuelt en beskrivelse og klikk Legg til. Klikk deretter på skjemaet i listen for å legge til felt.

Se på skjema og felt

Etter å ha klikket inn på menypunktet Tilleggsdata vil du finne en liste over skjema som er lagt til. Samt en mulighet til å legge til nytt skjema. Normalt er det kun mulig å legge inn ett skjema for tilleggsdata for et kurs. Klikk på navnet til skjemaet for å se en liste over felt.

Legge til felt

For å legge til felt, velt felttype (se Felttyper for en oversikt over alternativer) og tittel og klikk Legg til. Dersom du velger en av felttypene som gir forhåndsdefinerte alternativ (valgmeny eller avkrysning), vil du få opp egne felt for å legge inn alternativer. Tre felt for alternativer vises som standard. Alle tre trenger ikke å fylles ut. For å få flere alternativer klikker du linken Flere alterantiver nederst til høyre. Alternativene kan også fylles ut med en maksgrense. Se Feltvalg med begrenset kapasitet.

Felttyper

Følgende felttyper er tilgjengelig:

• Fritekst, kort: Benyttes for alminnelige tekstfelt med en linje tekst.
• Fritekst, lang: Benyttes for tekstfelt med ønske om mulighet for flere linjer tekst.
• Valgmeny: Benyttes for å gi brukeren valg av forhåndsdefinerte alternativer. Kun ett alternativ kan velges. Alternativene blir tilgjengelige i en nedtrekksliste.
• Avkrysning - ett alternativ: Benyttes for å gi brukeren valg av forhåndsdefinerte alternativer. Kun ett alternativ kan velges. Alternativene blir tilgengelige med såkalte radioknapper.
• Avkrysning - flere alternativ: Benyttes for å gi brukeren valg av forhåndsdefinerte alternativer. Flere alternativ kan velges. Alternativene blir tilgjengelige med avkrysningsbokser.

Feltvalg med begrenset kapasitet

Tilleggsdatafunksjonen gir mulighet for å håndtere begrenset kapasitet for alternativer. Dette kan f.eks. være overnatting, mat, osv. Hvis man f.eks. ønsker å legge til et felt for overnatting hvor man har tilgjengelig 10 enkeltrom og 15 dobbeltrom: Legg inn alternativene med henholdsvis 10 og 15 i feltet maksgrense. Når maks antall deltagere har krysset av det bestemte alternativet, vil det ikke være tilgjengelig for fremtidige påmeldinger.

Teste skjemaet

For å se hvordan skjemaet tar seg ut kan klikke på Publisering i kursets Detaljer-meny. Der finner du linken til påmeldingsskjemaet.

Hente ut lister

For å se hva deltageren har fylt ut i skjemaet, klikk Deltagere. Tilleggsfeltene er tilgjengelig under Velg visningsfelt. Klikk på de feltene du ønsker å vise og klikk Oppdater.

Filer

Menyvalget Filer gir deg mulighet til å publisere filer knyttet til kurset. Dersom det er benyttet en skreddersydd webpåmelding, vil kun linkene vises dersom det er lagt opp til det. Eventuelle linker lagt inn under kurstypen vil disse vises sammen med linker lagt inn for det konkrete kurset.

Du kan legge inn, endre og slette filer via dette menyvalget.

For å legge til en fil: Klikk "Legg til". Fyll inn et beskrivende navn til fila og eventuelt en utfyllende beskrivelse. Velg "Bla gjennom" (eller "Browse") for å velge en fil fra din datamaskin som skal lastes opp. Klikk deretter "Legg til". Merk at store filer kan ta lang tid å laste opp. Ikke klikk "Legg til" flere ganger.

Bilder

Menyvalget Bilder gir deg mulighet til å publisere bilder knyttet til kurset. Dersom det er benyttet en skreddersydd webpåmelding, vil kun bildene vises dersom det er lagt opp til det. Eventuelle bilder lagt inn under kurstypen vil disse vises sammen med bilder lagt inn for det konkrete kurset.

Du kan legge inn, endre og slette bilder via dette menyvalget.

For å legge til et bilde: Klikk "Legg til". Fyll inn et beskrivende navn til bildet og eventuelt en utfyllende beskrivelse. Velg "Bla gjennom" (eller "Browse") for å velge et bilde fra din datamaskin som skal lastes opp. Klikk deretter "Legg til". Merk at store bilder kan ta lang tid å laste opp. Ikke klikk "Legg til" flere ganger.

Kursansvarlig

Menyvalget Kursansvarlig gir en oversikt over hvilke personer som er registrert som kursansvarlige for kurset. Funksjonen er først og fremst laget for å gi en oversikt over hvem som er ansvarlig for det enkelte kurs. Men, det kan også legges opp til at kontaktinfo til kursansvarlig vises på påmeldingssiden, samt at kursansvarlig får kopi av e-post ved påmeldinger.

For å legge inn kursansvarlig: Velg fra listen over tidligere benyttede kursansvarlige for den bestemte kurstypen (hvis tilgjengelig) eller fyll ut søkefeltene og klikk Søk. Kryss av ved navet til ønsket person og klikk Legg til.

Instruktør

Menyvalget Instruktør gir en oversikt over hvilke personer som er registrert som instruktør for kurset. Funksjonen er først og fremst laget for å gi en oversikt over instruktører. Informasjonen vises blant annet på forsiden til kurset.

For å legge inn instruktør: Velg fra listen over tidligere benyttede instruktører for den bestemte kurstypen (hvis tilgjengelig) eller fyll ut søkefeltene og klikk Søk. Kryss av ved navet til ønsket person og klikk Legg til.

Kurspakker

Funksjonen for kurspakker kan benyttes til å knytte flere kurs sammen til en samlet pakke. Dette vil forenkle påmelding i form av at deltagerne kan melde seg på en gang for flere kurs samtidig. Kursene får en pakkepris som overstyrer summen av de enkelte kursenes pris.

I praksis må det opprettes et eget kurs som skal fungere som kurspakken. Deretter knyttes kurs inn under kurspakken. Når deltageren melder seg på, vil han eller hun havne i deltagerlistene til både dette kurset og alle kursene som hører inn under kurspakka. Deltagerens pris vil settes til 0 i alle kurs under pakka. I deltagerlista til selve kurspakken vil deltageren få prisen til kurspakka.

Dersom du legger inn flere kurs av samme kurstype i kurspakka, vil deltageren få valg om hvilket av de tilgjengelige kursene deltageren ønsker å delta på.

For å opprette en kurspakke: Klikk på menyvalget Kurspakke under det kurset som du ønsker å sette opp som pakke. Klikk knappen Opprett kurspakke. Deretter kan du søke frem hvilke kurs som skal være en del av kurspakka.

For å legge kurs i kurspakka: Klikk på Kurspakker i Detaljer-menyen. Søk frem de kursene som er aktuelle og klikk Legg til kurspakke.

Slette et kurs

For å slette et kurs, klikk Slett i menyen. Et kurs kan ikke slettes hvis det har deltagere. Da må først den enkelte deltager fjernes fra kurset.

Mer om kurstypen

I venstremenyen Informasjon finner du en link til kurstypen.

Kursets deltagere

Funksjoner for deltagere finner du i menyen Deltagere i venstre kolonne. Her finnes funksjon for påmelding, uthenting av deltagerliste og en meldingslogg.

Påmelding

Under menyvalget Påmelding finner du funksjon for å melde på ny deltager til kurset.

Dersom kurset er en kurspakke, vil du få tilbud om å velge hvilke av kursene i pakka du ønsker å melde deltageren på.

Fyll ut personala. Systemet vil automatisk søke frem aktuelle personer fra databasen. Dette vises i en liste til høyre i skjermbildet. Dersom du finner den aktuelle personen i lista over treff, velg Meld på ved denne personens navn. Dersom personen ikke finnes i databasen, fyller du ut resten av feltene og klikker Legg til. Da vil personen bli lagt til.

Dersom du valgte en eksisterende person fra databasen, vil du få opp felter for pris, status, osv. Dersom bedriftsmodulen er aktivert og personen er knyttet til en bedrift, vil du også få tilbud om å knytte påmeldingen til denne bedriften.

Deltagerlister

Deltagerlister kan hentes ut ved å velge Deltagere i venstremenyen for kurset. Her kan du få opp alle deltagere eller filtrere og vise etter bestemte kriterier. Du kan også velge hvilke felt som skal vises.

Som standard vises kun godkjente deltagere. Dette kan styres ved å vege et annet valg i valgmenyen Filter.

Visningsfelt

Søkefiltre

Utføre handlinger på deltagere

• Godkjenn
• Fjern godkjenning
• Sett på venteliste
• Fjern venteliste
• Endre status
• Fakturagrunnlag
• Send SMS
• Send E-post
• Lag dokument
• Send dokument via e-post

Meldingslogg

Her vil du få en oversikt over alle meldingene som har blitt sendt ut til deltagere av kurset.

Informasjon

Her er det en link til kurstypen, som sender deg videre til mer informasjon om kurstypen.

Evalueringer

Her vil du få en oversikt over alle evalueringene som kurset har. Det er også mulig til å legge til en ny evaluering og få en rapport over alle evalueringene.

Evalueringer

Ved å klikke på dette menypunktet, finner du en oversikt over alle evalueringer som er knyttet til kurset.

Legg til evaluering

Med dette menypunktet kan du legge til en evaluering knyttet til kurset. Eventuelle generelle evalueringer (uavhenging av kurs) legges inn ved å benytte hovedmenypunktet "Evaluering".

Rapporter

Ved å klikke rapporter, finner du oversikt over innsendte evalueringer for dette kurset (samlet for alle evalueringer knyttet til kurset)